Perlembagaan

1.   NAMAPerlembangaan ini dinamakan Kelab Staf Perpustakaan UTeM (LISTAC)

2.   ALAMAT

Alamat rasmi LISTAC ialah di Pejabat Perpustakaan, Universiti Teknikal Malaysia Melaka, Hang Tuah Jaya, Durian Tunggal, 76100 Melaka.

3.   OBJEKTIF

3.1       Menjaga kebajikan ahli

3.2       Mengerat hubungan silaturrahim antara ahli/staf tanpa mengira pangkat dan kedudukan melalui penglibatan dalam aktiviti LISTAC

3.3       Menjalankan aktiviti – aktiviti yang berfaedah kepada ahli

4.   PENASIHAT

Penasihat bagi LISTAC ialah Ketua Pustakawan Universiti Teknikal Malaysia Melaka

5.   KEAHLIAN

Semua staf Perpustakaan UTeM yang berkhidmat di Universiti Teknikal Malaysia Melaka

6.   KELAYAKAN

Mana – mana staf perpustakaan yang telah dilucutkan keahlian, menarik diri atau berhenti daripada menjadi ahli layak menjadi ahli semula dengan mendapat kelulusan Ahli Jawatankuasa LISTAC

7.   HAK DAN KEISTEMEWAAN

Semua ahli mempunyai hak yang sama dalam LISTAC termasuk:

7.1       Bercakap, mencadang, menyokong, mengundi serta dicalonkan sebgai Ahli Jawatankuasa LISTAC

7.2       Memeriksa rekod – rekod LISTAC dengan syarat memohon terlebih dahulu kepada Setiausaha dengan persetujuan Pengerusi LISTAC

8.   YURAN KEAHLIAN

8.1       Setiap ahli hendaklah membayar yuran keahlian mereka pada setiap bulan mengikut kaedah dan kadar yang telah dipersetujui oleh semua ahli LISTAC

8.2       Pembayaran yuran kehalian hendaklah dibuat pada awal minggu pertama setiap bulan dan pembayaran dibuat secara sendiri oleh ahli kepada Bendahari LISTAC

9.   KEWAJIPAN AHLI

9.1       Adalah menjadi kewajipan ahli memberitahu Setiusaha dengan segera atau dalam tempoh 7 hari apabila is berpindah atau bertukar tempat kerja bagi tujuan mengemaskini rekod keahlian

9.2       Seseorang ahli yang menghadiri mesyuarat LISTAC hendaklah berkelakuan baik dan menggunakan tatacara yang betul ketika member pandangan atau pendapat supaya tidak menimbulkan salah faham di kalangan ahli

9.3       Memaklumkan kepada Ahli Jawatankuaasa LISTAC sekiranya berlakunya perkara – perkara berikut untuk diambil tindakan daripada BAKUTeM:

9.3.1          Kematian

9.3.2          Perkahwinan

9.3.3          Kelahiran cahaya mata

9.3.4          Masuk wad

9.3.5          Memerlukan pinjaman kecemasan

9.3.6          Tamat perkhidmatan

9.3.7          Menganjurkan atau menyertai kegiatan sukan dan rekreasi

9.3.8          Pelajar cemerlang

9.4       Ahli Jawatankuasa LISTAC bertanggungjwab untuk menguruskan sumbangan mengikut kadar yang telah ditetapkan bagi perkara – perkara berikut:

9.4.1    Bencana seperti banjir, kebakaran dan lain – lain (diputuskan oleh AJK LISTAC) sebanyak RM50.00

9.4.2    Perkahwinan kali pertama sahaja sebanyak RM50.00

9.4.3    Kelahiran cahaya mata sebanyaj RM30.00 (3 kali kelahiran sepanjang keahlian)

9.4.4    Lawatan social kelab sebanyak RM100.00

9.4.5    Dibatalkan

9.4.6    Penghargaan/cenderahati sebanyak RM30.00

9.4.7    Dibatalkan

9.4.8    Dibatalkan

9.4.9    Kematian

                              I.    Ahli sebanyak RM100.00

                              II.   Ahli keluarga (ditafsirkan suami/isteri, anak kandung atau ibu bapa) sebanyak RM50.00

9.4.10   Dibatalkan

9.4.11   Masuk wad

                                I.   Ahli sebanyak RM50.00

                                II.  Ahli keluarga (ditafsirkan suami/isteri & anak kandung) sebanyak RM20.00 (Syarat : Masuk wad 3 hari atau lebih kecuali bersalin. Sekali sahaja dalam setahun)

9.4.12      Pinjaman wang kecemasan

                                  I.   Had maksima RM100.00

                                  II.  Had minima RM50.00 (sila rujuk syarat – syarat dilampiran 1)

9.5       Seseorang ahli tidak boleh menerbitkan sebarang surat keterangan atau surat pekeliling atau mengeluarkan apa – apa kenyataan mengenai LISTAC kepada ornag yang bukan ahli atau pertubuhan lain atau apa – apa media tanpa kebenaran Ahli Jawatankuasa LISTAC melainkan jika surat pekeliling atau kenyataan diluluskan oleh Ahli Jawatankuasa LISTAC

9.6       Adalah menjadi kewajipan ahli menggunakan cara rundingan dalam keadaan yang bertanggungjawab

9.7       Menghormati dan mematuhi Perlembagaan LISTAC, lain – lain peraturan atau keputusan yang diputuskan

10. KESAN PEMBERHENTIAN AHLI

Mana – mana ahli yang berhenti sebagai ahli LISTAC akan hilang semua hak, keistimewaan dan tuntutan terhadap LISTAC. Walau bagaimanapun sekiranya ahli mempunyai tanggungan terhadap LISTAC, ia harus menjelaskan apa – apa hutang yang tertunggak

11. PENGURUSAN LISTAC

LISTAC hendaklah diuruskan oleh satu Jawatankuasa LISTAC yang merupakan kuasa tertinggi AGM. Keputusan yang diambil oleh Jawatankuasa LISTAC adalah muktamad kecuali dibatalkan oleh AGM. Jawatankuasa LISTAC adalah terdiri daripada:

                Pengerusi                          -              1 orang

                Naib Pengerusi                  -              1 orang

                Setiausaha                         -              1 orang

                Naib Setiausaha                -              1 orang

                Bendahari                          -              1 orang

                Penolong Bendahari          -              1 orang

                Ketua Biro                          -              3 orang

                Pemeriksan Kira – kira      -              2 orang

Ahli Jawatankuasa LISTAC hendaklah dipilih dan dilantik melalui AGM atas nama masing  masing dan bukan atas jawatan hakiki yang dipegang jawatan untuk tempoh 2 tahun

12. PEMILIHAN JAWATANKUASA LISTAC

12.1     Calon – calon untuk Jawatankuasa LISTAC dan Juruaudit Dalaman hendaklah dicadangkan dan disokong oleh ahli LISTAC semasa AGM

12.2     Tiada seorang pun berkelayakan untukk menjadi calon Jawatankuasa LISTAC kecuali telah menjadi ahli biasa untuk tempoh 6 bulan sebelum tarikh pengundian

12.3     Ahli yang dicalonkan untuk menjadi Ahli Jawatankuasa LISTAC yang baru hendaklah hadir sepanjang berlangsungnya AGM

12.4     Mana – mana ahli yang telah dilantik pada penggal sebelum AGM berlangsung tidak boleh dilantik semula untuk dua penggal yang akan datang

12.5     Sekiranya berlaku kekosongan di dalam mana – mana Jawatankuasa LISTAC, maka hendaklah dalam mesyuaratnya akan datang atau secepat mungkin yang boleh melantik salah seorang Ahli LISTAC mengisi kekosongan tersebut

Jawatankuasa LISTAC hendaklah mempunyai kuasa melantik mana – mana ahli biasa mengisi kekosongan tersebut dan hendaklah memegang jawatan itu untuk tempoh masa ahli yang diganti itu.

13. CARA MESYUARAT JAWATANKUASA LISTAC

13.1     Jawatankuasa hendaklah bermesyuarat sekurang – kurangnya sekali dalam tempoh 2 bulan da kourum mesyuarat hendaklah sekurang – kurangnya separuh daripada Ahli Jawatankuasa yang hadir termasuk Pengerusi Jawatankuasa LISTAC

13.2     Sekurang – kurangnya 5 hari sebelum tarikh mesyuarat Jawatankuasa LISTAC, Setiausaha hendaklah menghantar notis mesyuarat kepada semua Ahli Jawatankuasa LISTAC

13.3     Semasa ketidakhadiran Pengerusi, Naib Pengerusi hendaklah mempengerusikan mesyuarat Jawatankuasa LISTAC

13.4     Sekiranya berlaku undian yang sama banyak, pengerusi mesyuarat hendaklah mempunyai undian pemutus

13.5     Jawatankuasa LISTAC hendaklah sekali dalam 2 bulan memeriksa akaun LISTAC dan membincangkan serta melaksanakan keputusan yang berkaitan dengan hal – ehwal LISTAC. Minit mesyuarat hendaklah disimpan dan dibenarkan untuk semakan oleh ahli – ahli LISTAC yang memohon secara bertulis seminggu lebih awal kepada Setiausaha. Minit – minit sedemikian hendaklah menjadi bahan bukti yang muktamad terhadap fakta – fakta yang tercatat di situ

13.6     Mana – mana Ahli Jawatankuasa LISTAC yang tidak hadir mesyuarat Jawatankuasa LISTAC sebanyak 3 kali berturut – turut tanpa sebarang alas an yang munasabah secar bertulis kepada Setiausaha hendaklah secara automatic terhenti menjadi Ahli Jawatankuasa LISTAC. Jika pada mesyuarat ke 4, suatu penerangan bertulis atas ketidakhadiran tersebut dikemukakan Jawatankuasa LISTAC hendaklah mempertimbangkan alas an tersebut dan memutuskan secara undi majoriti sama ada menerima atau tidak ahli berkenaan terus sebagai Ahli Jawatankuasa LISTAC. Kebenaran ketidakakuran untuk tempoh tidak melebihi 3 kali berturut – turut boleh dibenarkan atas permohonan bertulis

14. KUASA JAWATANKUASA LISTAC

14.1     Jawatankuasa LISTAC dan ahlinya hendaklah menjaga tabung dan mencari lain – lain punca bagi menambahkan tabung LISTAC

14.2     Jawatankuasa LISTAC boleh melantik mana – mana ahli atau sekumpulan ahli LISTAC membentuk jawatankuasa kecil, (biro) dengan mewakilkan kuasa dan tugas. Jawatankuasa kecil berkenaan hendaklah membuat laporan setiap mesyuarat yang diadakan dan melaksanakan tugas/urusan mereka megikut arahan Jawatankuasa LISTAC

14.3     Jawatankuasa LISTAC hendaklah mempunyai kuasa penuh membuat, meminda atau membatalkan kaedah dan peraturan berkaitan urusan LISTAC. Kaedah dan peraturan yang dibuat, dipinda atau dibatalkan serta merta atau pada suatau masa yang ditentukan oelh Jawatankuasa LISTAC. Tafsiran peraturan, kaedah dan peraturan oleh Jawatankuasa LISTAC adalah muktamad kecuali dibatalkan oleh AGM kemudian

14.4     Jadi 15.1.5 – Jawatankuasa LISTAC mempunyai kuasa untuk meluluskan sumbangan kewangan dan pinjaman kepada ahli

15. TANGGUNGJAWAB AHLI JAWATANKUASA LISTAC

15.1            Pengerusi hendaklah memastikan pengurusan pentadbiran am dan hal ehwal LISTAC berjalan lancer dan hendaklah:

15.1.1   Mempengerusikan semua mesyuarat termasuk mesyuarat Jawatankausa LISTAC

15.1.2   Mempunyai kuasa sebagai undi penentu

15.1.3   Menandatangani minit mesyuarat yang telah diluluskan

15.1.4   Menjadi jurucakap bagi pihak LISTAC

15.1.5   Mempunyai kuasa untuk meluluskan sumbangan kewangan dan pinjaman kepada ahli

15.2     Naib Pengerusi hendaklah dalam tempoh jawatannya membantu Pengerusi di dalam dan di mana perlu tugas – tugas yang dinyatakan di sini. Di sini dalam ketiadaan Pengerusi, Naib PEngerusi hendaklah melaksanakan tugas – tugas Pengerusi di samping bertanggungjawab menjaga kebajikan ahli –ahli

15.3     Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari mempunyai kuasa menandatangani kesemua cek – cek, baucer dan lain – lain dokumen kewangan LISTAC. Kesemua cek hendaklah ditandatangani oleh sekurang – kurangnya 2 orang yang berkuasa menandatanganinya

15.4     Setiausaha hendaklah bertanggungjawab atas pentadbiran am LISTAV termasuklah:

15.4.1  Memanggil semua untuk AGM LISTAC dan mesyuarat Jawatankuasa LISTAC

15.4.2  Menyimpan Buku Daftar Keahlian yang lengkap

15.4.3  Menjalankan urusan, surat menyurat LISTAC

15.4.4  Menjadi ex – officio dalam semua jawatankuasa kecil/biro LISTAC bersama Pengerusi dan;

15.4.5  Menyediakan dan membentangkan Laporan Tahunan LISTAC dalam AGM

15.5     Bendahari hendaklah bertanggungjawab terhadap pentadbiran am kewangan dan hendaklah termasuk:

15.5.1  Membuka dan menyediakan akaun – akuan dengan bank – bank yang diluluskan oleh Jawatankuasa LISTAC

15.5.2  Menyelia urusan penyimpanan buku akaun dan rekod secara betul dan lengkap

15.5.3  Mengumpul dan membayar semua perbelanjaan bagi pihak LISTAC

15.5.4  MEnyiapkan dan membentangkan Penyata Kewangan dalam AGM

15.5.5  Berikhtiar menambahkan pendapatan Tabung LISTAC

15.6     Jawatankuasa LISTAC hendaklah menentukan jawatan dan tugas (portfolio) bagi Ketua Biro dalam Jawatankuasa LISTAC dan jawatan dan tugas yang dibentuk hendaklah bersesuaian dengan matlamat dan tugas LISTAC

15.7     Ketua Biro berhak melantik ahli LISTAC untuk membantunya melaksanakan tugas yang telah ditentukan dan memaklumkan kepada Jawatankuasa LISTAC. Biro – biro yang dibentuk adalah tertakluk kepada Jawatankuasa LISTAC

15.8     Wakil Biro bertanggungjawab untuk menyimpan segala permasalahan yang mungkin timbul dari ahli di biro masing – masing untuk di ambil tindakan oleh Jawatankuasa LISTAC dan juga menyampaikan maklumat kepada ahli biro masing – masing atas apa – apa aktiviti atau program yang akan dikendalikan oleh LISTAC

16. ALAMAT DAN PENYAMPAIAN

Kesemua ahli LISTAC hendaklah mengemukakan sebarang pertukaran alamat kepada Setiausaha dan semua surat – menyurat, notis dan akaun – akaun yang dihantar melalui pos biasa ke alamat terakhir diterima dan hendaklah dianggap sebagai telah disampaikan dengan sempurna pada hari berikut dari tarikh penghantaran